Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Ja. Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, und zwar Beginn, Ende und Dauer. Das gilt unabhängig von der Größe des Betriebs, also auch für eine Bäckerei mit drei Leuten.
Viele kennen das Thema aus den Nachrichten als „kommende Pflicht“. Tatsächlich gilt die Pflicht bereits. Was noch fehlt, ist ein Gesetz, das genau festlegt, in welcher Form erfasst werden muss.
Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage allgemein. Für Ihren Betrieb können Tarifverträge oder besondere Regeln gelten; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Woher kommt die Pflicht? EuGH und BAG
Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (Rechtssache C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21) entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Es leitet sie aus dem Arbeitsschutzgesetz ab (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Ein neues Gesetz war dafür nicht nötig.
Schon vorher galt § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes: Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag muss aufgezeichnet werden. Für Minijobs und bestimmte Branchen schreibt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung ohnehin vor.
Was genau muss erfasst werden?
Nach dem BAG-Beschluss müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden, damit auch die Dauer und Überstunden nachvollziehbar sind. Pausen und Ruhezeiten sollten ebenfalls erkennbar sein, denn genau dafür gibt es die Pflicht: Der Arbeitsschutz soll prüfbar sein.
- Datum
- Beginn der Arbeit
- Ende der Arbeit
- Pausen
- daraus die Dauer der Arbeitszeit und Überstunden
Die Erfassung kann der Arbeitgeber an die Beschäftigten delegieren, etwa über einen Stundenzettel, den jede Person selbst ausfüllt. Die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber: Er muss das System bereitstellen und kontrollieren, ob es genutzt wird.
- Datum Mo, 12.10.2026
- Kommen 7:30
- Pause 12:00 bis 12:30
- Gehen 16:15
- Arbeitszeit 8:15 = 8,25 Stunden
Neues Gesetz: der Stand im Oktober 2026
Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt gemacht. Danach soll die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst werden, mit Ausnahmen und Übergangsfristen für kleinere Betriebe.
Ein Referentenentwurf ist noch kein Gesetz. Ein Beschluss des Bundeskabinetts oder ein Verfahren im Bundestag war bis Anfang Oktober 2026 nicht bekannt. Einzelheiten wie Fristen, Ausnahmen und das Datum des Inkrafttretens können sich deshalb noch ändern.
Für Arbeitgeber heißt das praktisch: Erfassen müssen Sie schon jetzt. Die Form ist frei, Papier ist erlaubt. Wer heute auf eine elektronische Lösung umstellt, ist auf das kommende Gesetz bereits vorbereitet.
Arbeitszeiterfassung in Kleinbetrieben
Für kleine Betriebe gibt es nach dem BAG-Beschluss keine Ausnahme. Wer zwei oder drei Beschäftigte hat, muss deren Arbeitszeit genauso erfassen wie ein Konzern. Ausnahmen für Kleinbetriebe sind nur im geplanten Gesetz vorgesehen, und dort nach dem bisherigen Entwurf vor allem bei der elektronischen Form.
| Methode | Aufwand | Für wen |
|---|---|---|
| Papier-Stundenzettel | gering, aber Abtippen am Monatsende | 1 bis 3 Personen, feste Zeiten |
| Excel-Tabelle | mittel, Formeln nötig | Büro, alle am Computer |
| App auf dem Handy | gering, jede Person braucht ein Handy | Außendienst |
| Stempeluhr am Tablet | gering, ein Gerät für alle | Werkstatt, Laden, Baustelle, Praxis |
Wichtig ist, dass die Methode im Alltag wirklich genutzt wird. Ein System, das niemand bedient, hilft bei einer Prüfung nicht.
Was ist mit Vertrauensarbeitszeit und Minijobs?
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Der Arbeitgeber verzichtet darauf, feste Zeiten vorzugeben, die Arbeitszeit muss aber trotzdem erfasst werden. Beschäftigte können ihre Zeiten selbst eintragen.
Für Minijobs gilt schon lange eine Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG, also Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag, müssen ebenfalls mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
So setzen Sie die Pflicht einfach um
- Legen Sie fest, wer wie erfasst: Stundenzettel, Tabelle oder Stempeluhr.
- Sagen Sie allen, dass Beginn, Ende und Pausen jeden Tag eingetragen werden.
- Prüfen Sie einmal pro Woche, ob alles vollständig ist und die Pausen passen.
- Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf.
- Halten Sie Korrekturen nachvollziehbar fest, mit Datum und Grund.
Die ClockBadge Zeiterfassung macht genau das auf einem vorhandenen Tablet: Beschäftigte stempeln mit QR-Ausweis, RFID-Karte oder Name und PIN, auch ohne Internet. Sie sehen, wer da ist, bekommen Stundenzettel mit Überstunden und einen Export für die Lohnabrechnung. Jede Korrektur wird mit Grund protokolliert. Bis zu 3 Beschäftigte sind kostenlos.
Häufige Fragen
Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Das gilt schon jetzt und für Betriebe jeder Größe.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja. Nach dem BAG-Beschluss gibt es keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Erleichterungen für kleine Betriebe sieht nur der geplante Gesetzentwurf vor, vor allem bei der elektronischen Form.
Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?
Derzeit nicht. Papier, Excel oder eine App sind erlaubt. Der Gesetzentwurf von 2026 sieht die elektronische Erfassung als Regel vor, ist aber noch nicht beschlossen.
Wann kommt das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?
Ein fester Termin steht nicht fest. Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf bekannt; ein Kabinettsbeschluss war bis Anfang Oktober 2026 nicht bekannt. Bis dahin gilt die Pflicht aus dem BAG-Beschluss.
Dürfen Beschäftigte ihre Zeiten selbst eintragen?
Ja. Der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich. Er muss das System bereitstellen und prüfen, ob es genutzt wird.
Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren?
Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz und dem Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre. Unterlagen für die Lohnabrechnung können nach Steuer- und Sozialversicherungsrecht länger aufzubewahren sein.